我積壓了50萬封未讀郵件。以下腳本一夜之間幫我清空了它們。.
作者：卡妮卡·E·亞什萬特 (KEY) | Cryptopolitan和 KEY Difference Media
大多數創始人都不願承認一個不可告人的祕密：他們的收件箱簡直一團糟。.
不是他們在領英上發佈的那種精心修飾的“收件箱清空”截圖，而是真實的收件箱。裏面有47000封他們“打算三年後再處理”的未讀郵件。.
我的有超過 50 萬。.
過去十年間，我運營多家公司，管理跨時區的團隊，凌晨兩點訂閱所有看起來有點用的行業新聞簡報，累計了五十萬條信息。來自每個平臺的每一條通知，每一個我從未要求抄送的討論串，每一個我早已不再使用的系統的自動提醒。.
收件箱不僅雜亂無章，而且完全無法使用。搜索速度慢得令人髮指，加載時間更是漫長得令人難以忍受。重要的郵件總是淹沒在各種信息中。我已經放棄把它當作提高效率的工具，把所有重要的溝通都轉移到了 Slack、Telegram 和直接通話上。.
但這並不是解決辦法，這只是逃避。.
所有“收件箱清零”方法都存在的問題
每個效率大師都在兜售同樣的幻想：每天處理電子郵件，歸檔已完成的內容，刪除無關的內容，並保持收件箱的整潔。.
如果你有 200 封郵件，這方法可行。但如果你有 20 萬封，或者 50 萬封，那就行不通了。.
Gmail 的內置工具無法處理這種情況。“全選”功能只能選中當前頁面上的對話。過濾器只能處理新郵件，無法處理舊郵件。第三方應用要麼需要訂閱費，要麼需要你不信任的 OAuth 訪問權限，要麼在達到 Gmail API 的速率限制時會崩潰。.
刪除也不是辦法。那五十萬封郵件裏埋藏着重要的trac、對話、財務收據，以及我可能將來會用到的信件。我想把所有郵件都存檔——從收件箱移出去，但保留在“所有郵件”裏，方便搜索。.
所以我做了任何擁有人工智能助手的創始人都會做的事：我開發了一個工具。.
解決方案：一個可自動運行的 Google Apps 腳本
Google Apps Script 是免費的，它在您的 Google 帳戶中運行，並可直接訪問 Gmail API。它的限制是每次運行的執行時間限制爲 6 分鐘，並且每天對 Gmail 操作有配額限制。對於大多數自動化操作來說，這兩項限制都無關緊要。但如果要歸檔 50 萬條郵件，則需要巧妙地兼顧這兩項限制。.
腳本的工作原理如下：
- 每批歸檔 50 個郵件線程，批與批之間間隔 3 秒（避免 Gmail 的速率限制）。
- 每個週期運行約 4.5 分鐘，然後在達到 6 分鐘的執行限制之前停止。
- 通過基於時間的觸發器，每 5 分鐘自動觸發一次。
- 它會matic檢測 Gmail 的每日郵件配額上限——當達到上限（約 3.5 萬至 4 萬個郵件線程/天）時，會暫停觸發，並將恢復時間安排在第二天。
- 使用腳本屬性Trac跨運行和跨天的總進度
- 自清理：當收件箱清空時，移除所有觸發器並重置計數器。
- 包含一個手動停止函數（stop()），方便您在任何時刻停止程序。
我收件箱裏的真實數字
第一天：腳本在 Gmail 每日限額生效前歸檔了 38,950 個郵件線程。當檢測到限額時，腳本會暫停執行，並安排第二天matic 恢復。無需人工干預。.
達到每日配額後，腳本將matic暫停並恢復運行：
如果每天處理約 35,000 到 40,000 個郵件線程，那麼一個 500,000 個郵件線程的收件箱在完全無人值守的情況下大約需要兩週時間才能清理完畢。而郵件線程數在 10,000 到 50,000 個之間的較小收件箱，則只需一兩天即可清理乾淨。.
實時運行的批處理：
每5分鐘自動觸發，無需人工干預：
爲什麼這對創始人很重要
這其實與電子郵件無關，而是關乎思維方式的轉變。.
大多數創始人之所以容忍系統故障，是因爲修復故障會trac他們對“真正工作”的注意力。但雜亂的收件箱並非小麻煩，它會不斷消耗你的注意力。每次打開 Gmail 看到那個數字，都會消耗你少量的認知能量。日積月累，年復一年，這種消耗會越來越大。.
腳本設置僅用了三分鐘。結果就是整個溝通渠道重新被掌控。.
更重要的是，它爲創始人如何思考運營摩擦提供了一個模板。如果某個環節出了問題，而你可以在一小時內自動化修復，那就立即去做。不要把它添加到任務清單中，也不要等到“清閒周”。開發工具，部署它，然後繼續前進。.
我和克勞德一起完成了這個項目，他就像我的副駕駛。我們描述了問題，反覆迭代改進方案，進行了實際測試，遇到了配額限制，然後修復了問題——所有這些都在一次會議中完成。這就是我們的工作流程。人工智能並不會取代創始人對需要修復問題的判斷，它只是縮短了從“發現問題”到“修復完成”之間的時間。
設置：3分鐘，5個步驟
- 請訪問 script.google.com
- 創建一個新項目並將腳本粘貼到其中。
- 運行“setup”函數
- 當 Google 提示時，請授權
- 走開。它會自動處理每日限額，matic恢復交易，並在交易完成後停止。.
在 Google Apps Script 編輯器中的顯示效果：
獲取劇本
我免費分享這個工具。請訪問karnikayashwant.com/inbox-zero
如果你是 Gmail 用戶，並且有成千上萬封未讀郵件，那麼只需設置一下，就能讓你重新開始。.
距離收件箱清零還有3分鐘。.
